Privacyverklaring Smeets & Weijmer notarissen

Privacyverklaring Smeets & Weijmer notarissen

 

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

 

 

Onze contactgegevens

Naam kantoor:        Smeets & Weijmer notarissen

Adres:                      Tilburgseweg 126

Postcode & Plaats: 5051 AK Goirle

Contactpersoon:     Kevin Schellekens

e-mailadres:            schellekens@smeetsenweijmer.nl

 

 

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op grond van de volgend verwerkingsgrondslagen voor voor de volgende doelen:

·       het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;

·       om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of

·       voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

 

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht of de voorbereiding(en) daarvoor. Ook kan het zo zijn dat wij persoonsgegevens verwerken alvorens er een overeenkomst tot stand komt, bijvoorbeeld als om een offerte wordt gevraagd of wij (stukken met) persoonsgegevens ontvangen die niet voor ons bestemd zijn; de verwerking van persoonsgegevens is in dat verband noodzakelijk en/of onvermijdelijk.

 

De verwerking van persoonsgegevens van (zakelijke) contactpersonen – niet zijnde cliënten van ons kantoor – kan plaatsvinden op grond van een gerechtvaardigd eigen belang, met als doel het informeren van die zakelijke partners en het faciliteren van de samenwerking.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1.    De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

2.    De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.

3.    Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.

4.    De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.

5.    De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.

6.    Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

·       De verwerking van persoonsgegevens door middel van opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. voorbereiden en afhandelen van notariële akten (dossier), heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

o    het doel van de verwerking is (de voorbereiding van) het passeren van notariële akten (ook als de akte waarvoor de voorbereiding heeft plaatsgevonden – ondanks dat dit wel de bedoeling was – niet is gepasseerd);

o    de verwerking wordt verricht met als grondslag de voldoening aan een wettelijke plicht en/of uitvoering van de overeenkomst.

·       De verwerking van persoonsgegevens door middel van verstrekken d.m.v. doorzending: concepten en dossierstukken aan de betrokkene en derden met toestemming van de betrokkene, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

o    het doel van de verwerking is het informeren van de betrokkene en derden op verzoek van de betrokkene;

o    de verwerking wordt verricht met als grondslag de voldoening aan een wettelijke plicht en/of toestemming.

·       De verwerking van persoonsgegevens door middel van opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is (zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap), heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

o    het doel van de verwerking is het uitvoeren van de opdracht;

o    de verwerking wordt verricht met als grondslag de voldoening aan een wettelijke plicht en/of uitvoering van de overeenkomst.

·       De verwerking van persoonsgegevens door middel van verstrekken door middel van doorzending t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in registers, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

o    het doel van de verwerking is het kenbaar maken van gegevens of akten;

o    de verwerking wordt verricht met als grondslag de voldoening aan een wettelijke plicht, uitvoering van de overeenkomst en/of toestemming.

·       De verwerking van persoonsgegevens door middel van vastleggen, raadplegen t.b.v. legaliseren van handtekeningen, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

o    het doel van de verwerking is het bevestigen van de echtheid van de handtekening;

o    de verwerking wordt verricht met als grondslag de uitvoering van een overeenkomst.

·       De verwerking van persoonsgegevens door middel van opvragen, verzamelen, vastleggen, raadplegen, opslaan en gebruiken gegevens voor aanleg registratie of verzenden van stukken t.b.v. acquisitie, totstandkoming overeenkomsten (bijvoorbeeld offertes) en/of nieuwsbrieven etc, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

o    het doel van de verwerking is gericht op marketing, acquisitie en de totstandkoming van een overeenkomst;

o    de verwerking wordt verricht met als grondslag uitvoering van een overeenkomst en/of toestemming.

·       De verwerking van persoonsgegevens door middel van verzamelen, raadplegen, vastleggen, opslaan en gebruiken gegevens t.b.v. relatiebeheer (zakelijke) contactpersonen in de keten, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

o    het doel van de verwerking is gericht op informeren en faciliteren in verband met samenwerking;

o    de verwerking wordt verricht met als grondslag toestemming en mogelijk gerechtvaardigd eigenbelang.

·       De verwerking van persoonsgegevens door middel van verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie , heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

o    het doel van de verwerking is gericht op de kenbaarheid van financiële rechten en verplichtingen, ook die van betrokkenen;

o    de verwerking wordt verricht met als grondslag de voldoening aan een wettelijke plicht en/of de uitvoering van een overeenkomst.

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

·       Openbare registers, waaronder het Kadaster

·       Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst en/of overeenkomst van geldlening (en hypotheekstelling) waarin u één van de partijen bent

·       Schenker

·       Testateur

·       Volmachtgever

·       Een door u aangewezen persoon (bijvoorbeeld uw secretaresse of advocaat of een andere notaris) die voor en/of namens u gegevens aanlevert

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is, als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren of als u hiervoor toestemming heeft gegeven.

 

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

·       KNB

·       Belastingdienst

·       Registerhouders

·       Door u ingeschakelde ketenpartners (adviseur, makelaar, advocaat etc.)

·       Indien nodig een tolk of vertaler

·       Andere personen die hier niet genoemd zijn, maar waarvoor u toestemming heeft gegeven

 

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

 

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor bewaard voor een (minimale) periode die wettelijk is voorgeschreven en daarna – of ingeval er geen (minimale) wettelijke bewaarperiode van toepassing is – zolang de notaris dit nodig acht voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. De persoonsgegevens worden in ieder geval bewaard voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

 

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en  hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

 

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte; hiervoor kunnen kosten in rekening gebracht worden.

 

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

 

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag per post of per e-mail via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.


Bekijk en download hier onze Privacy Verklaring in PDF formaat.

Hoe kunnen wij u helpen?

Heeft u vragen op het gebied van familie gerelateerde zaken, neem dan geheel vrijblijvend telefonisch contact met ons op of maak gebruik van het online contactformulier. Wij staan u graag te woord!
  • Vragen? Bel vandaag nog!
    013 530 84 44

Vragen op het gebied van familiezaken?

Stel ze gerust en vrijblijvend via het onderstaande contactformulier.